Voorgeschoten kosten
Wanneer een chauffeur een voertuig ophaalt bij een buitenlandse garage, worden er vaak direct kosten afgerekend. Denk aan stallingskosten, diagnosekosten en sleepwerkzaamheden.
Procedure vóór de Wolves Wallet
De chauffeur betaalt contant of met de bedrijfspas
De factuur, of het bonnetje, gaat mee in de cabine
Terug in Nederland moet de chauffeur naar de administratie om alle facturen in te leveren en te verantwoorden
Uitzoekwerk
Voor zowel chauffeurs als de administratie was het vaak een gedoe om alles goed na te gaan. De financiële administratie had veel extra werk aan het uitzoeken van vragen over bedragen, transacties, (missende) facturen en de verantwoording naar opdrachtgevers. Met een operatie die nooit stilstaat, zijn dit klussen die je zo efficiënt mogelijk wil afhandelen.
Snellere controle
We hebben samen gekeken hoe dit makkelijker kon. Het resultaat is de Wolves Wallet. Geen ingewikkeld systeem, maar een app die gewoon doet wat hij moet doen. De chauffeur betaalt, maakt direct een foto van de factuur en deze wordt zichtbaar in een beheerportaal van de administratie. De impact was direct merkbaar:
Snelheid: De administratie kan controles nu veel sneller uitvoeren. Transactie en bewijslast zijn immers al gekoppeld lang voordat de chauffeur terug in Nederland is
Gebruiksgemak: Door chauffeurs vanaf dag één te betrekken bij het ontwerp, is de app intuïtief ontwikkeld. Alle chauffeurs maken er goed gebruik van
Grip: Wolves heeft nu realtime inzicht in alle bedragen die onderweg worden uitgegeven, in plaats van achteraf de puzzel te moeten leggen
Win-winsituatie
De chauffeur verwerkt zijn taken veel makkelijker en is sneller klaar. De administratie heeft een actueel beeld van geldstromen en verantwoording van transacties. Hiermee is de boel goed geregeld en is Wolves is altijd klaar voor drukke periodes.
What's next?
Achter de schermen wordt gewerkt aan een integratie met Exact Multivers. Zo worden de administratieve handelingen nóg makkelijker.
